یکی از الزامات اصلی برای کسب‌وکارها، تحریر دفاتر حسابداری است، به‌گونه‌ای که از سوی سازمان مالیاتی تایید شود. با توجه به قوانین ویژه‌ای که بر نحوه ثبت اطلاعات در این دفاتر حاکم است، این موضوع به یکی از نگرانی‌های عمده حسابداران تبدیل شده است. در این مقاله، به بررسی دقیق‌تر تحریر دفاتر حسابداری و اهمیت آن در جریان مالی کسب‌وکارها خواهیم پرداخت. از شناخت انواع دفاتر تا نقش آنها در مدیریت مالی و مطابقت با الزامات قانونی، تمامی جنبه‌های مهم این موضوع را مورد بحث قرار خواهیم داد.
تحریر دفاتر حسابداری چیست؟
تحریر دفاتر حسابداری یکی از مراحل حیاتی است که شرکت‌ها باید برای مستندسازی تراکنش‌های مالی خود انجام دهند. طبق مقررات تجاری، این ثبت‌ها باید در دفاتر مخصوص شامل دفتر کل و دفتر روزنامه صورت گیرد. به منظور کاهش تخلفات در ثبت دفاتر به صورت سنتی، دولت یک سامانه ویژه به آدرس https://irsherkat.ssaa.Ir ایجاد کرده است. مودیان می‌توانند از این سامانه دفاتر مورد نیاز خود را با جزئیات سفارش دهند و پس از پرداخت هزینه‌های مربوطه، دفاتر به صورت پلمپ شده از طریق پست به آنها تحویل داده می‌شود.
اهمیت تحریر دفاتر حسابداری
تحریر دفاتر حسابداری از منظر قانونی اهمیت فراوانی دارد. بسیاری از کشورها قوانین سخت‌گیرانه‌ای برای ثبت و نگهداری سوابق مالی دارند و عدم رعایت این قوانین می‌تواند منجر به جریمه‌ها یا مشکلات حقوقی شود. دفاتر حسابداری دقیق به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا مالیات خود را به درستی محاسبه کرده و از مشکلات مالیاتی جلوگیری کنند.
همچنین، تحریر دفاتر حسابداری به عنوان ابزاری برای شفافیت مالی نیز عمل می‌کنند. این دفاتر به سهامداران، سرمایه‌گذاران و دیگر افراد صاحب کسب و کار امکان می‌دهند تا وضعیت مالی کسب و کار را ارزیابی کنند و بر اساس اطلاعات دقیق و به‌روز تصمیم‌گیری کنند. در نهایت، تحریر دفاتر حسابداری نه تنها از نظر قانونی و مدیریتی اهمیت دارد، بلکه باعث ایجاد اعتماد در میان دیگر افراد و حفظ سلامت مالی کسب‌وکارها می‌شود.
نحوه تحریر دفاتر حسابداری
پیش از شروع تحریر دفاتر حسابداری، ضروری است که تعداد سطرهای دفاتر را بررسی کنید، زیرا ممکن است این دفاتر ۲۶ یا ۲۸ سطری باشند. همچنین، باید به دقت تعداد سطرهای دفاتری که از طریق نرم‌افزارها چاپ می‌شوند، مورد ارزیابی قرار گیرد. اهمیت این موضوع در این است که گاهی اختلاف در تعداد سطرها می‌تواند مشکلاتی به همراه داشته باشد. در ادامه به نحوه تحریر دفاتر حسابداری می‌پردازیم:
- ابتدا باید اطلاعات مالی را از طریق نرم‌افزارهای مخصوص چاپ کرده و صحت یا مغایرت آنها را بررسی کنید.
- سپس، تمامی اسناد مالی را جداگانه ثبت کرده و هر یک را به ترتیب شماره‌گذاری نمایید.
- بعد از آن، ستون بدهکار را در سمت راست و ستون بستانکار را در سمت چپ قرار دهید؛ نادیده گرفتن این ترتیب می‌تواند مشکلات زیادی ایجاد کند.
- در پایان هر صفحه، مبالغ را به‌صورت دقیق جمع‌بندی کنید.
- در نهایت، با کشیدن یک خط مورب، نگارش دفاتر قانونی را به پایان برسانید.
انواع دفاتر حسابداری
دفاتر حسابداری به ثبت دقیق داده‌ها و ارائه گزارش‌های مالی کمک می‌کنند و برای محاسبه مالیات و ارسال گزارشات ضروری است. دفاتر حسابداری شامل:
- دفتر روزنامه
- دفتر کل
- دفتر دارایی
- دفتر کپیه
- دفتر معین
در ادامه به بررسی هر یک از این دفاتر خواهیم پرداخت:
دفتر روزنامه
دفتر روزنامه، یک ابزار حسابداری است که برای ثبت تمام رویدادهای مالی به ترتیب زمانی استفاده شده و شامل ستون‌هایی برای شماره سند، تاریخ، توضیح مختصر رویداد مالی و مقادیر بدهکار و بستانکار است. این دفتر برای کسب‌وکارها اهمیت زیادی دارد و هر صفحه آن به عنوان سند حسابداری مستقل در نظر گرفته می‌شود.
دفتر کل
دفتر کل به سه بخش دارایی، بدهی و حقوق مالکانه برای ثبت اطلاعات منتقل‌شده از دفتر روزنامه تقسیم شده است. این دفتر امکان مشاهده و مدیریت حساب‌های نقدی، دریافتنی و پرداختنی را فراهم می‌کند و دارای فرم‌های سه‌ستونه است که محاسبه موجودی پس از هر تراکنش را امکان‌پذیر می‌کند. علاوه بر این، دفتر کل برای تکمیل اظهارنامه مالیاتی نیز نیاز به پلمپ شدن دارد.
دفتر دارایی
دفتر دارایی به مستنداتی گفته می‌شود که تاجران باید هر سال از تمام دارایی‌های منقول و غیرمنقول، بدهی‌ها و مطالبات خود به‌طور دقیق و جزئی فهرست کرده و در این دفتر ثبت کنند. این اطلاعات باید تا پانزدهم فروردین سال بعد به پایان برسد و در انتها با امضای تاجر تأیید شود. تنظیم و ثبت این اطلاعات در دفتر دارایی برای تاجران و کسانی که معاملات مالی انجام می‌دهند ضروری است، هرچند که این دفتر به عنوان مدرک رسمی شناخته نمی‌شود.
دفتر کپیه
دفتر کپیه در حال حاضر کاربردی ندارد. در گذشته، این دفتر برای ثبت تمامی مکاتبات و نامه‌های مربوط به صورت‌حساب‌ها به ترتیب تاریخی مورد استفاده قرار می‌گرفت. امروزه، کسب‌وکارها دیگر نیازی به پر کردن این دفتر ندارند و جای آن را دفتر اندیکاتور گرفته است، که در گذشته توسط تاجران و تجار به کار می‌رفت.
دفتر معین
دفتر معین دفتری برای ثبت جزئیات حساب‌ها و اطلاعات دقیق مالی، از جمله ترازنامه و صورت‌های مالی مانند سود و زیان است. این دفتر تمام فعالیت‌های مالی شرکت را ثبت می‌کند و به عنوان بنیاد سیستم مالی شرکت عمل می‌کند، اما امروزه نرم‌افزارهای حسابداری دیجیتال به‌طور گسترده جایگزین آن شده‌اند.
تحریر دفاتر حسابداری برای کدام مشاغل ضروری است؟
برای اشخاص حقوقی، نگهداری و ثبت دفاتر حسابداری امری ضروری است. همچنین، برای برخی از اشخاص حقیقی (مشاغل)، مخصوصاً افرادی که در گروه 1 مالیاتی قرار دارند، این الزام نیز وجود دارد. تعیین این گروه از دو طریق صورت می‌گیرد:
- اگر نام شغل آنها به طور خاص در گروه 1 مالیاتی ذکر شده باشد، نظیر صرافی‌ها یا هتل‌ها.
- اگر فروش آنها طبق اظهارنامه عملکرد دو سال گذشته بیش از 15 میلیارد تومان باشد؛ برای مشاغل خدماتی، این رقم 7.5 میلیارد تومان است.
نکته: کسب‌وکارهای تازه تأسیس در ابتدا در گروه سوم مالیاتی قرار دارند و از سال سوم فعالیت، به گروه‌های دیگر تقسیم می‌شوند.
برای بررسی گروه‌بندی‌های مالیاتی به روز، می‌توانید به بند 9 الف ماده 2 آیین‌نامه اجرایی ماده 95 قانون مالیات‌های مستقیم به شماره 200/1401/8 مراجعه کنید. تکالیف مودیان شامل موارد زیر است:
- ارائه دفاتر قانونی و اسناد مربوطه، چه به صورت دستی و چه الکترونیکی.
- ارائه ترازنامه.
- ارائه صورت‌حساب سود و زیان.
چالش‌ها و اشتباهات رایج در تحریر دفاتر حسابداری
تحریر دفاتر حسابداری، علی‌رغم اهمیت بسیار بالایی که در مدیریت مالی و شفافیت اطلاعات دارند، ممکن است با چالش‌ها و اشتباهات رایجی همراه شوند. عدم مدیریت صحیح این مشکلات می‌تواند به کسب‌وکارها آسیب برساند. در ادامه به برخی از اشتباهات متداول در تحریر دفاتر قانونی اشاره می‌کنیم که باید به آنها توجه داشته باشید:
- یکی از مواردی که ممکن است باعث بروز خطا شود، رعایت صحیح ستون‌های دفتر حسابداری است. در دفتر روزنامه، ستون‌ها شامل ردیف، تاریخ، شماره دفتر کل، شرح و ستون‌های بدهکار و بستانکار می‌شوند. در دفتر کل، ستون‌ها علاوه بر تاریخ، شماره روزنامه و شرح، شامل ستون‌های بدهکار، بستانکار، تشخیص و مانده نیز هستند. حتماً دقت کنید که ترتیب بدهکار و بستانکار را به درستی وارد کنید و مطابق با قالب دفتر عمل کنید.
- از نکاتی که اغلب نادیده گرفته می‌شود، پیوستگی صفحات در هر صفحه جدید است. به عنوان مثال، وقتی به صفحه 2 می‌رسید، باید در ابتدای آن ذکر کنید که اطلاعات از صفحه 1 منتقل شده است.
- در پایان ثبت هر سند، حتماً اسناد خود را با یک خط مورب ببندید تا مشخص باشد که ثبت‌ها کامل شده‌اند.
- در ستون تشخیص، باید پس از کسر مبالغ بدهکاری و بستانکاری، وضعیت حساب را به صورت بدهکار یا بستانکار تعیین کنید. یکی از اشتباهات رایج، درج نادرست مقدار در این ستون است. اگر حساب شما بدهکار است، یعنی جمع بدهکار بیشتر است، در ستون تشخیص عبارت “بد” را بنویسید. در غیر این صورت، عبارت “پس” را درج کنید.
- یکی از خطاهای مهم که ممکن است باعث رد دفاتر شود، خالی گذاشتن صفحات است. فاصله‌گذاری برای بهتر شدن ظاهر دفتر، امری نادرست است و باید از آن اجتناب شود.
چه اشخاصی باید دفاتر حسابداری را تحریر کنند؟
بر طبق قوانین مالیاتی، تمامی کسب‌وکارهای گروه اول و تمامی شخصیت‌های حقوقی موظف‌اند که قبل از آغاز هر سال مالی، اقدام به آماده‌سازی دفاتر قانونی خود نمایند. برای مثال، اگر در حال حاضر ۱۴۰۳ ست، باید از همین زمان برای سال مالی ۱۴۰۴ اقدامات لازم را انجام داد. این دفاتر باید از تاریخ 1 فروردین ۱۴۰۴ به روز شده و اطلاعات مالی به صورت روزانه در دفاتر روزنامه و کل ثبت گردد.
آنچه از این مقاله آموختیم:
با در نظر گرفتن این نکات، می‌توان دریافت که از جمله وظایف اساسی حسابداران در هر شرکت یا سازمان، تحریر دفاتر حسابداری و ارائه آن به سازمان امور مالیاتی کشور است. همچنین، تحریر این دفاتر می‌تواند توسط موسسات حسابداری متعددی که در کشور به فعالیت‌های مختلفی مشغول هستند نیز صورت پذیرد. تحریر دفاتر حسابداری نیازمند دقت، نظم، و رعایت اصول و استانداردهای حسابداری است. عدم توجه به این موارد می‌تواند منجر به چالش‌ها و اشتباهاتی شود که تأثیرات منفی بر سلامت مالی سازمان خواهند داشت.
اگر این مطلب را مطالعه کردید، قطعاً متوجه شده اید که اساساً فرآیند ها، قوانین و خدمات حوزه کسب و کار دارای پیچیدگی های منحصر به فرد است و جزئیات خاص خود را دارد، که انجام آن را برای افراد و صاحبین کسب و کار و مدیران ها سخت و طاقت فرسا می نماید، از این رو بهترین رویکرد در مواجه با انجام امور اداری و فرآیند های آنها دریافت مشاوره تخصصی از مشاوران خبره و مجرب و یا واگذاری آن امور به خدمات دهندگان حرفه ای و قابل اعتماد است. از این رو پلتفرم جامع کسب و کار مباشر، بستر لازم را برای دسترسی سریع، آسان و به صرفه به مشاوران مجرب و خدمات دهندگان حرفه ای فراهم نموده است، شما می توانید از مشاوره آنلاین مباشر(تلفنی، تصویری و متنی) و خدمات آنلاین مباشر( غیرحضوری) مانند مشاور تحریر دفاتر حسابداری استفاده نمائید و دگیر دغدغه انجام امور اداری و فرآیند های پیچیده و طاقت فرسای ادارات فراموش کنید.
