پلمپ دفاتر حسابداری یکی از فرآیندهای پیچیده‌ای است که از مرحله تکمیل فرم اظهارنامه تا دریافت دفاتر و امضای الکترونیک آن، می‌تواند وقت‌گیر باشد. به همین دلیل بسیاری از افراد برای انجام این کار از وکیل و افراد کارشناس استفاده می‌کنند. ما در این مقاله می‌خواهیم به صورت گام به گام و تصویری این فرآیند را به شما آموزش دهیم. این آموزش در هشت گام تدارک دیده شده و در هر مرحله نکات و تذکراتی داده می‌شود که باید آن‌ها را در نظر بگیرید. در سال‌های اخیر این فرایند به مرور تغییر کرده و مراحل آن در هر بروزرسانی وابستگی کمتری به مراجعه حضوری به مراکز داشته است. این موضوع در راستای سیاست افزایش سرعت امور اداری، کاهش استفاده از فرم‌های کاغذی و کاهش ازدحام جمعیت انجام می‌شود.

آدرس سامانه پلمپ دفاتر حسابداری

برای این کار ابتدا وارد سامانه مخصوص پلمپ دفاتر حسابداری شوید. لینک این سایت در ادامه آمده است:

https://irsherkat.ssaa.ir/Design/RqstAdmission/PolompRequest.aspx

این سامانه متعلق به سازمان اسناد و املاک کشور بوده و زیر نظر قوه قضاییه فعالیت دارد. پس از ورود به سایت با چنین صفحه‌ای مواجه می‌شوید:

همانطور که مشاهده می‌کنید رابط کاربری سایت بسیار ساده بوده و دارای سربرگ‌های مشخصی است.

روش پلمپ دفاتر حسابداری

در ادامه به صورت گام به گام اظهارنامه و چگونگی پلمپ دفاتر حسابداری را آموزش می‌دهیم. برای این کار پس از ورود به صفحه اصلی مراحل زیر را طی کنید.

گام اول اطلاعات متقاضی پلمپ دفتر

همانند تصویر زیر روی سربرگ «پذیرش اظهارنامه پلمپ الکترونیک» کلیک کنید.

• همان طور که در تصویر بالا مشاهده می‌کنید، ابتدا باید نوع شخص متقاضی از نظر حقیقی یا حقوقی بودن آن را تعیین کنید.
• حال باید نوع تقویم مالی خود را از نظر شمسی یا میلادی بودن مشخص کنید.
• شروع سال مالی خود را می‌توانید برای سال جاری یا سال آینده تعیین کنید.
• شروع ماه و روز مالی خود را تعیین کنید. دقت کنید که براساس اطلاعاتی که شما در این قسمت وارد کردید، دفاتر حسابداری شما در همان تاریخ دارای اعتبار است. به عنوان مثال ما در این لیست اول فروردین را انتخاب می‌کنیم تا دفاتر حسابداری ما از ابتدای سال اعتبار داشته باشد.
• تابعیت خود را مشخص کنید.
• شماره همراهی که به نام شما بوده و فعال باشد را وارد کنید.
• شناسه ملی و یک شماره ثابت وارد کنید. این موارد ستاره‌دار بوده و پر کردن آن‌ها الزامی است.
• در نهایت کد کپچا را وارد کرده و گزینه گام بعدی را انتخاب کنید.

گام دوم اطلاعات شخصیت حقوقی

در این قسمت نیازی نیست که شما اطلاعاتی را وارد کنید. براساس کد ملی یا شناسه ملی که در گام قلبی وارد کرده‌اید، سیستم اطلاعات شما را در این قسمت بازیابی کرده و به شما نشان می‌دهد. حال دو موضوع می‌تواند در این قسمت اتفاق بیفتد.

• اول این که اطلاعات مشاهده شده صحیح باشد. در این مورد گزینه تایید در پایین سمت راست تصویر را انتخاب کرده و گام بعد می‌روید.
• دوم این که اطلاعات مشاهده شده در این صفحه اشتباه یا ناقص باشد. با توجه به این که اطلاعات این صفحه قفل بوده و قابلیت ویرایش ندارد، شما برای اصلاح این موارد باید مشکل را به یکی از دفاتر ثبت اسناد و املاک کشور اطلاع داده تا اطلاعات سیستمی کامل شود. سپس دوباره همین مراحل را طی می‌کنید و پس از تایید اطلاعات وارد گام بعدی می‌شوید.

بیشتر بخوانید: نحوه ثبت بارکد پستی پلمپ دفاتر

گام سوم اطلاعات تکمیل کننده اظهارنامه پلمب

در این قسمت شما می‌توانید به عنوان یکی از افرادی که هیئت مدیره هستند یا حق امضا دارند اقدام کنید، یا وکیل شرکت باشید. در هر صورت اطلاعات شما باید مطابق با اطلاعات مندرج در مدارک هویتی فرد باشد. پیش از هر چیز دقت کنید که در بالای صفحه گزینه شماره پیگیری برای شما ظاهر شده است. این عدد را در جایی نوشته یا در قسمتی ذخیره کنید. در صورتی که بنا به هر دلیلی فرایند تکمیل اظهارنامه شما ناقص ماند، با وارد کردن این شماره در سربرگ «پیگیری درخواست» می‌توانید فرم خود را از جایی که از قبل تکمیل کرده بودید، ادامه دهید. در غیر این صورت باید دوباره از اول اقدام کنید. تمام مواردی که گفته شد در تصویر زیر مشخص است.

• در این صفحه اطلاعات هویتی مانند تابعیت، نام، نام خانوادگی، شماره ملی و جنسیت وارد می‌شود.
• شماره همراه فعال و به نام متقاضی را وارد کنید.
• پس از وارد کردن تصویر امنیتی، کد پستی را وارد کرده و گزینه دریافت نشانی کد پستی از اداره پست را انتخاب کنید. آدرس شما به صورت سیستمی بازیابی می‌شود.

اگر این آدرس صحیح و کامل بود به گام بعدی بروید. در غیر این صورت برای اصلاح مشخصات باید به اداره پست مراجعه کرده و کارشناس مربوطه آدرس را تصحیح کند.

گام چهارم هیئت مدیره شرکت یا موسسه

در صورتی که قصد وارد کردن مشخصات اسامی حقوقی را دارید، مشخصات رئیس، مدیرعامل و نائب رئیس را در این قسمت وارد می‌کنید. در صورتی هم که اظهارنامه برای فرد حقیقی باشد، باید فرد حقیقی را انتخاب کرده و مشخصات همان شخص را وارد کنید.

اگر برای شما سوال پیش آمد که چطور می‌توان در یک فرم مشخصات چند نفر را وارد کرد؟ باید بگوییم که ابتدا نام و مشخصات هر فرد را وارد می کنید و در پایان گزینه ثبت را می‌زنید. این شخص به لیست پایین صفحه اضافه می‌شود. دوباره مشخصات نفر بعدی را وارد کرده و ثبت را می‌زنید تا اسامی شما تکمیل شوند. یک نمونه در تصویر پایین برای شما آماده کرده‌ایم. اگر روی تصویر مانیتور در پایان هر ردیف کلیک کنید می‌توانید مشخصات را مشاهده یا ویرایش کنید.

در این قسمت هم دقت کنید که آدرس و مشخصات ثبت شده از بانک اطلاعاتی استعلام گرفته می‌شود. یعنی اگر مشخصاتی که وارد کرده‌اید با مشخصات مندرج در شناسنامه و کارت ملی یکسان نباشد، ثبت اطلاعات انجام نخواهد شد. پس از ثبت اطلاعات حقیقی و حقوقی وارد گام بعدی می‌شوید. در این مرحله ممکن است ثبت اطلاعات کمی طول بکشد.

اگر با خطای سیستمی مواجه شده‌اید، نگران نباشید مشکل از اطلاعات شما نبوده و سرور در آن لحظه نمی‌تواند اطلاعات تمام کاربران را هندل کند. به همین دلیل پس از چند دقیقه دوباره گزینه گام بعدی را بزنید.

بیشتر بخوانید: آموزش نحوه پلمپ دفاتر شرکت تازه تاسیس

گام پنجم سمت هیئت مدیره شرکت یا موسسه

در گام پنجم شما باید سمت افرادی را که در گام چهارم به سیستم معرفی کرده بودید، مشخص کنید.

روی کادر اول یعنی اعضای هیئت مدیره کلیک کرده و اسامی خود را انتخاب می‌کنید. سپس مواردی مانند: سمت، مدت تصدی، تاریخ شروع سمت، وضعیت حق امضا و شرایط هیئت مدیره خارج از شرکا را برای هر فرد تعیین می‌کنید.

به همین ترتیب مشخصات سمت هر فرد را در این صفحه وارد می‌کنید و در پایان گزینه ثبت را می‌زنید تا به لیست پایین صفحه اضافه شوند. در پایان لیست پایین صفحه را چک کنید تا نامی جا نمانده باشد.

گام ششم دفتر مورد تقاضا

در این قسمت نوع دفاتر و تعداد برگ‌های هر کدام را مشخص می‌کنید. 

• در قسمت نوع دفتر می‌توانید دفتر کل یا دفتر روزنامه را انتخاب کنید.
• تعداد برگ‌های مورد نیاز خود را تعیین کنید.
• در کادر بعدی می‌توانید تعداد جلد مورد نیاز خود را مشخص کنید.
• گزینه ذخیره را بزنید تا سفارش شما وارد لیست شود.

شما می‌توانید دوباره به لیست برگشته و دفتر بعدی را سفارش دهید؛ سپس به گام بعدی بروید.

گام هفتم تایید صحت اطلاعات

در این قسمت مجموعه اطلاعات شما نمایش داده می‌شود. براساس تعداد دفتر و برگه‌های هر کدام، مجموع هزینه‌ها برای شما به نمایش درمی‌آید. حال تیک تایید را زده و گزینه پذیرش نهایی را کلیک کنید. مراحل زیر را انجام دهید:

• در صفحه جدید روی گزینه چاپ اظهارنامه کلیک کنید. آن را پرینت کرده و امضا کنید. در صورتی که این فرم برای شرکت است باید با مهر شرکت ممهور شود.
• گزینه چاپ رسید را هم انتخاب کرده و رسید را در دو نسخه پرینت کنید.
• در بالای مشخصات شما گزینه چاپ دیده می‌شود. این برگه حاوی اطلاعات شما است که می‌توانید همراه سایر اطلاعات جهت معرفی نامه به اداره پست تحویل دهید.

حال این مدارک را تحویل اداره پست می‌دهید و پاکت پلمپ دفاتر حسابداری را دریافت کنید. مدارک خود را در پاکت قرار داده و رسید خود را روی پاکت پلمپ دفاتر بچسبانید. بارکد پستی خود را دریافت کرده و تاریخ آن روز را یادداشت کنید.

گام هشتم بازگشت مجدد به سامانه پلمپ دفاتر

وارد صفحه اصلی سامانه می‌شوید و روی سربرگ پیگیری درخواست کلیک می‌کنید.

نوع درخواست خود را تعیین کرده و شماره پیگیری خود را که در گام سوم به شما گفتیم یادداشت کنید، در این قسمت وارد می‌کنید. پس از ورود کد امنیتی گزینه بازیابی درخواست را بزنید.

در صفحه جدید بارکد پستی که از اداره پست دریافت کرده بودید را به همراه تاریخ آن وارد می‌کنید. گزینه ارسال اطلاعات پستی را می‌زنید تا کارشناس اطلاعات شما را ثبت کند. پس از چند روز اطلاعات شما توسط کارشناس تایید شده و گزینه پرداخت وجه برای شما فعال می‌شود. با پرداخت هزینه این مرحله از پلمپ دفاتر حسابداری تکمیل شده و پس از دو تا سه هفته دفاتر پلمپ برای شما ارسال می‌شود.

اصلاحیه گام هفتم و هشتم

پس از سال 1402 برای متقاضیان روش غیرحضوری دیگری در نظر گرفته شده است تا دیگر نیازی به مراجعه حضوری به اداره پست نباشد. در این شیوه پس از تکمیل مشخصات، پذیرش نهایی و در میانه گام هفتم با این صفحه مواجه می‌شوید.

در قسمت «متقاضی محترم به منظور ثبت امضای الکترونیک می‌بایست از اینجا اقدام نمایید.» روی کلمه اینجا کلیک کنید. صفحه جدید به آدرس: My.ssaa.ir برای شما باز شده که همان امور قانونی اداره پست را انجام می‌دهد.

شما می‌توانید در این سایت ثبت نام کرده یا از گزینه «» وارد حساب کاربری خود شوید. پنل کاربری شما به شکل زیر است.

مراحل زیر را انجام دهید:

• در بالا سمت چپ تصویر یک گزینه زنگوله را مشاهده می‌کنید؛ روی آن کلیک کنید.
• درخواست شما در این قسمت مشخص است.
• حال باید این درخواست را امضا و ارسال کنید.
• در سمت چپ درخواست شما گزینه «در انتظار امضا» را مشاهده می‌کنید؛ روی آن کلیک کنید.
• دو راه برای امضای آن وجود دارد. راه اول استفاده از توکن سخت افزاری است. ما در این رابطه در مقاله «توکن برای پلمپ دفاتر» در همین سایت توضیح داده‌ایم.
• روش دوم استفاده از نرم افزار موبایل برای امضا گواهی است. در رابطه با استفاده از امضای موبایلی یک راهنما هم در سایت و در همین صفحه وجود دارد. می‌توانید از آن کمک بگیرید. ما این مورد را در تصویر زیر مشخص کرده‌ایم:

• اگر می‌خواهید گواهی را از طریق نرم افزار موبایل ثبت کنید. باید نرم افزار «کلید ثبت» را دانلود، نصب و فعالسازی کنید. احراز هویت در این سایت دارای راهنمای صوتی و فارسی بوده و البته کمی زمان‌بر است.
• پس از تکمیل مراحل مربوط به نرم افزار «کلید ثبت»، به همین تصویر بالا برگشته و فرم خود را به صورت الکترونیک امضا می‌کنید.

در این قسمت فرایند پلمپ دفاتر تجاری به صورت غیرحضوری به اتمام می‌رسد.

مدارک مورد نیاز برای اظهارنامه پلمپ دفاتر حسابداری

برای اظهارنامه دفتر ثبت تجاری تهیه مدارک زیر پیشنهاد می‌شود:

• مشخصات کامل کارت ملی و شناسنامه فرد متقاضی
• کپی روزنامه مربوط به آخرین تغییرات شرکت
• فرم اظهارنامه اشخاص حقیقی یا حقوقی
• رسید پرداخت هزینه پلمپ دفاتر حسابداری
• فرم مشخصات متقاضی (که از سامانه دریافت شده است.)
• وکالتنامه رسمی و مشخصات هویتی او (در صورت استفاده از وکیل)

با وجود غیرحضوری و الکترونیکی شدن مراحل ثبت درخواست، اظهارنامه و پلمپ دفاتر، مدارک برای ورود اطلاعات در سامانه، استناد به امور انجام شده یا اثبات هزینه‌های پرداخت شده، کاربرد دارد.

آنچه که از مقاله نحوه پلمپ دفاتر حسابداری، آموختیم:

در زمینه راهنمای نحوه پلمپ دفاتر حسابداری، ابتدا آدرس سامانه پلمپ دفاتر حسابداری را برای شما در متن قرار داده‌ایم. پس از آن وارد سامانه شده و از طریق گزینه پذیرش اظهارنامه پلمپ الکترونیک، فرایند اظهارنامه را آغاز کردیم. این فرایند شامل هشت مرحله بود که در هر مرحله نکات کلیدی مربوط به آن ذکر شد. از مراحل اول تا هشتم تصاویر و گزینه‌ای موجود در اظهارنامه را برای شما به نمایش درآورده و با آموزش مرحله به مرحله، تا پایان فرآیند همراه شما بودیم. در پایان هم مدارک مهم پلمپ دفاتر حسابداری را نام بردیم.

اگر این مطلب را مطالعه کردید، قطعاً متوجه شده اید که اساساً فرآیند ها، قوانین و خدمات حوزه کسب و کار دارای پیچیدگی های منحصر به فرد است و جزئیات خاص خود را دارد، که انجام آن را برای افراد و صاحبین کسب و کار و مدیران ها سخت و طاقت فرسا می نماید، از این رو بهترین رویکرد در مواجه با انجام امور اداری و فرآیند های آنها دریافت مشاوره تخصصی از مشاوران خبره و مجرب و یا واگذاری آن امور به خدمات دهندگان حرفه ای و قابل اعتماد است. از این رو پلتفرم جامع کسب و کار مباشر، بستر لازم را برای دسترسی سریع، آسان و به صرفه به مشاوران مجرب و خدمات دهندگان حرفه ای فراهم نموده است، شما می توانید از مشاوره آنلاین مباشر(تلفنی، تصویری و متنی) و خدمات آنلاین مباشر( غیرحضوری) استفاده نمائید و درگیر دغدغه انجام امور اداری و فرآیند های پیچیده و طاقت فرسای ادارات فراموش کنید.