دفاتر تجاری و قانونی می‌تواند شامل دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر معین و همچنین دفتر دارایی و دفتر کپیه شود. در بین این اسناد پلمپ کردن دفتر روزنامه و دفتر کل طبق ماده 6 قانون تجارت اجباری است. برای این منظور نماینده شرکت‌ها و افراد حقیقی مشمول، باید نحوه پلمپ دفاتر روزنامه و کل را بدانند و هر سال اظهارنامه مربوطه را تکمیل کنند. سازمان ثبت اسناد و املاک کشور سال‌هاست که سامانه ثبت شرکت ها را برای پر کردن فرم اظهارنامه پلمپ دفاتر معرفی کرده است. این سامانه گاهی بروزرسانی شده و در هر بروزرسانی میزان وابستگی متقاضیان به مراجعه حضوری کاهش پیدا می کند. براساس آخرین تغییرات متقاضیان می‌توانند کل فرایند اظهارنامه، سفارش دفتر پلمپ و پیگیری را به صورت غیرحضوری انجام دهند. ما در این مقاله می‌خواهیم کلیه این فرایند را به صورت تصویری آموزش دهیم.

آدرس سامانه پلمپ دفاتر روزنامه و کل

برای این کار باید وارد سامانه ثبت شرکت‌ها شوید. لینک صفحه اصلی این سامانه در ادامه آمده است:

https://irsherkat.ssaa.ir/Design/RqstAdmission/PolompRequest.aspx

تمام امتیاز این سایت متعلق به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور بوده و زیر نظر قوه قضاییه فعالیت می‌کند. تصویر صفحه اصلی سایت به این صورت است:

همانطور که ملاحظه می‌کند دارای منوی ساده‌ای بوده ولی انجام فرایند پلمپ دفتر روزنامه و دفتر کل در عین پیچیدگی دارای نکات مهمی است.

بیشتر بخوانید: نحوه پلمپ دفاتر حسابداری

نحوه پلمپ دفاتر روزنامه و کل

برای پلمپ کردن دفتر روزنامه و دفتر کل، ما آموزش تصویری را به هشت مرحله تقسیم کرده‌ایم. شما می‌توانید با دنبال کردن این مراحل فرایند پلمپ را به آسانی به اتمام برسانید.

مرحله اول اطلاعات متقاضی پلمپ دفتر

در این مرحله ابتدا روی گزینه پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی کلیک کنید. می‌توانید این کار را با کمک تصویر زیر انجام دهید:

• در صفحه باز شده اطلاعاتی از شما درخواست می‌شود. اول باید حقیقی یا حقوقی بودن شخصیت متقاضی را مشخص کنید و سپس به تبع آن سایر اطلاعات را وارد کنید.
• نوع تقویم سال مالی خود را مشخص کنید. برای این کار دو گزینه را می‌توانید انتخاب کنید یا سال شما هجری شمسی است یا میلادی.
• شما می‌توانید برای سال جاری یا سال آینده برای پلمپ دفتر کل و دفتر روزنامه اقدام کنید.
• شروع روز و ماه دفتر روزنامه و دفتر کل را تعیین کنید. اغلب شرکت‌ها روز اول فروردین را برای شروع سال مالی خود در نظر می‌گیرند. شما می‌توانید روزهای دیگری را برای خود تعیین کنید؛ فقط این را در نظر بگیرید که هر تاریخی که در این قسمت ثبت شود، اعتبار دفتر کل و دفتر روزنامه شما فقط در همان بازه زمانی تعریف می‌شود.
• تابعیت خود را تعیین کنید.
• شماره همراه به نام متقاضی را وارد کنید.
• یک شماره ثابت وارد کنید.
• در صورتی که در بروزرسانی های جدید اطلاعات دیگری از شما خواست، تمام کادرهای دارای ستاره قرمز را کامل کنید.

پس از وارد کردن کد امنیتی در پایین صفحه به مرحله بعد بروید.

مرحله دوم

این مرحله اطلاعات شخصیت حقوقی نام دارد. همانطور که مشاهده می‌کنید، اطلاعات در این صفحه کامل هستند. به عبارتی این اطلاعات قفل بوده و امکان ویرایش را هم به متقاضی نمی دهند. این داده‌ها براساس کد ملی که در مرحله قبل وارد کردید بازیابی شده است. آن را با دقت مطالعه کنید. اگر صحیح بود به مرحله بعد بروید.

اگر این اطلاعات ناقص یا حاوی اطلاعات نادرست بود، باید به یکی از دفاتر سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مراجعه کرده و برای رفع این مشکل سیستمی از کارشناسان مربوطه کمک بخواهید. پس از رفع مشکل دوباره وارد سامانه شده و همین مسیر را ادامه دهید. حال روی گزینه گام بعدی کلیک کنید.

مرحله سوم

این مرحله اطلاعات تکمیل کننده اظهارنامه پلمب نام دارد. در این مرحله، وکیل، نماینده شرکت یا افرادی که هیئت مدیره محسوب می‌شوند، می‌توانند اطلاعات خود را وارد کنند.

• سمت تکمیل کننده اظهارنامه را وارد کنید.
• نام، نام خانوادگی، شماره ملی، تاریخ تولد و جنسیت فرد را وارد کنید.
• شماره همراهی که به نام فرد وارد کننده اطلاعات است را بنویسید.
• کد امنیتی را در کادر مخصوص بنویسید.
• پس از وارد کردن کد پستی، گزینه دریافت نشانی کد پستی از اداره پست را انتخاب کنید.

در قسمت نشانی آدرس شما به صورت خودکار بازیابی می‌شود. این کادر قفل بوده و شما نمی‌توانید آن را ویرایش کنید. در صورت صحت اطلاعات، گزینه گام بعدی را انتخاب کنید. همچنین در صورت نقص یا نشانی اشتباه باید به اداره پست مراجعه کرده و کد پستی خود را اصلاح کنید.

نکته: اگر به بالای همین صفحه دقت کنید شماره پیگیری شما با رنگ قرمز نوشته شده است.  لطفاً آن را یادداشت کرده و یا در جایی ذخیره کنید.  این شماره برای پیگیری مجدد تا پایان مرحله پلمپ دفاتر ضروری است. حتی اگر در حین تکمیل فرم در اثر قطع برق از سیستم خارج شده‌اید، می‌توانید با کمک این کد دوباره به ادامه مراحل اظهارنامه بازگردید.

مرحله چهارم

این مرحله هیئت مدیره شرکت یا موسسه نام دارد. اگر فرد متقاضی شخصیت حقیقی محسوب شود، می‌توانید اطلاعات را در این صفحه وارد کرده و گزینه ثبت اطلاعات شخص را بزنید. نام فرد به لیست پایین اضافه شده و می توانید به مرحله بعدی بروید.

اگر فرد دارای شخصیت حقوقی باشد، باید اطلاعات رئیس، مدیرعامل و نائب رئیس را وارد کنید. پس از وارد کردن اطلاعات هر شخص گزینه ثبت اطلاعات شخص را بزنید تا نام وی به لیست پایین صفحه اضافه شود. این کار را برای سایر افراد وارد کنید تا نام همگی به لیست پایین اضافه شوند. در پایان اگر لیست شما کامل بود، می‌توانید به مرحله بعد بروید. اگر هم اطلاعات هر فرد ناقص بود، می‌توانید روی گزینه مانیتور در کنار نام هر فرد کلیک کنید تا بتوانید مشخصات آن را ویرایش کنید. در تصویری که به عنوان نمونه برای شما تهیه کرده‌ایم، این گزینه مشخص است.

نکته: پس از کلیک روی گزینه «ثبت اطلاعات شخص» اطلاعات از سامانه ثبت احوال استعلام گرفته می‌شود؛ اگر اطلاعات صحیح بود، ثبت می‌شود. اگر سامانه ثبت احوال نتواند به موقع پاسخ دهد، یا سرور سامانه ثبت اسناد نتواند اطلاعات را دریافت و ثبت کند، در این قسمت با خطا مواجه می‌شوید. برای رفع این مشکل پس از چند دقیقه دوباره تلاش کنید.

مرحله پنجم

این مرحله سمت هیئت مدیره شرکت یا موسسه نام دارد. این مرحله بسیار ساده بوده و شما باید سمت همان افرادی را که در مرحله قبل به سیستم معرفی کردید، تعیین کنید.

اگر روی کادر «اعضا هیئت مدیره» کلیک کنید، نام‌های لیست مرحله قبل را مشاهده خواهید کرد. تک به تک این افراد را انتخاب کرده و سمت‌های هر کدام را مشخص کنید. در این مرحله اطلاعاتی مانند مدت تصدی، تاریخ شروع و پایان اعتبار سمت، وضعیت حق امضا افراد را وارد کرده و برای هر یک ثبت سمت شخص را وارد می‌کنید. نام و سمت تمام افراد را که به لیست پایین اضافه شده است را یک دور بررسی کنید. اگر اطلاعات وارد شده صحیح است به مرحله بعد بروید.

مرحله ششم

این مرحله دفتر مورد تقاضا نام دارد. همان طور که از قبل نیاز دفتر کل و دفتر روزنامه خود را تعیین کرده‌اید، در این قسمت ثبت سفارش می کنید.

• در کادر «نوع دفتر» دفتر روزنامه یا دفتر کل را انتخاب می کنید.
• در کادر «تعداد برگ‌های دفتر» تعداد برگ‌های مورد نیاز خود را انتخاب می‌کنید.
• در کادر «تعداد دفتر مذکور» تعداد دفاتر مورد نیاز شرکت را انتخاب می‌کنید.
• در پایان گزینه «ذخیره دفتر مورد تقاضا» را انتخاب کنید.

دفتری که سفارش داده‌اید به لیست پایین اضافه شده است. شما می توانید دوباره در لیست بالا دفتر دیگری را انتخاب کرده و به این لیست اضافه کنید. این لیست هزینه‌های پرداختی شما را تعیین می‌کند.

مرحله هفتم

این مرحله تایید صحت اطلاعات نام دارد. مجموع اطلاعت پلمپ دفاتر روزنامه و کل به همراه جمع هزینه‌ها برای شما به نمایش در می‌آید. اگر این اطلاعات مورد تایید شما است، تیک آن را تایید کرده و گزینه پذیرش نهایی را انتخاب کنید. به صفحه جدید می‌روید. در این قسمت می‌توانید، خلاصه اطلاعات خود را از طریق گزینه چاپ در بالا سمت چپ تصویر، پرینت کنید.

همانطور که در تصویر بالا مشخص کرده‌ایم، روی گزینه «اینجا» کلیک کنید. حال به صفحه My.ssaa.ir منتقل شده‌اید تا فرم اظهارنامه خود را به صورت الکترونیکی امضا کرده و آن را ارسال کنید.

بیشتر بخوانید: نحوه پلمپ دفاتر شرکت تازه تاسیس

مرحله هشتم

این مرحله در آدرس My.ssaa.ir ادامه پیدا می‌کند. صفحه ورود این سایت به شکل زیر است:

شما می‌توانید در این سایت ثبت نام کنید یا با گزینه «ورود از طریق دولت من» به سامانه وارد شوید. پس از ورود با چنین صفحه‌ای مواجه می‌شوید.

در بالا و سمت چپ تصویر یک گزینه زنگوله مشاهده می‌کنید. احتمالا در این لحظه یک نقطه‌ی قرمز رنگ روی آن ظاهر شده است که به معنی دریافت پیام جدید است؛ روی آن کلیک کنید. درخواست اظهارنامه پلمپ دفاتر کل و روزنامه شما در این قسمت قرار دارد. حال مراحل زیر را انجام دهید:

• با کلیک روی پیام‌های خود وارد صفحه جدیدی شده‌اید. در این صفحه درخواست‌های شما مشخص است.
• در قسمت چپ درخواست شما گزینه آبی رنگ در انتظار امضا را مشاهده می‌کنید. روی آن کلیک کنید تا به صفحه جدید بروید.
• در این صفحه از شما خواسته می‌شود که فرم اظهارنامه خود را امضا کنید. این امضا به صورت الکترونیکی بوده و به شما دو راه برای امضای آن پیشنهاد داده می‌شود.

• در مسیر اول از شما خواسته می‌شود که از توکن سخت افزاری برای امضا الکترونیک استفاده کنید. ما روش استفاده از این وسیله و کاربردهای آن را در مقاله «توکن برای پلمپ دفاتر» توضیح داده‌ایم.
• در مسیر دوم می‌توانید از نرم افزار «کلید ثبت» برای امضا الکترونیکی فرم اظهارنامه خود استفاده کنید. همانطور که در تصویر بالا مشخص کردیم این بند دارای راهنما است. همچنین خود نرم افزار هم راهنمای صوتی داشته و ضمن آن می‌توانید از مقاله «امضای الکترونیکی برای پلمپ دفاتر» که در همین سایت درج شده، استفاده کنید.
• پس از استفاده از یکی از مسیرهای بالا، روی گزینه امضا سند کلیک کنید تا فرایند امضای الکترونیک سند شما تکمیل شود.

در این مرحله فرایند ثبت اظهارنامه برای پلمپ دفاتر روزنامه و کل به اتمام رسیده است. شما می‌توانید با کد پیگیری خود به سایت ثبت شرکت‌ها برگشته و فرایند تایید و ارسال دفاتر پلمپ خود را مشاهده کنید.

آنچه که از مقاله نحوه پلمپ دفاتر روزنامه و کل، آموختیم:

از آنجایی که طبق قانون تجارت تهیه و پلمپ دفاتر روزنامه و کل برای شرکت‌ها و برخی از افراد حقیقی اجباری است، دانستن نحوه پلمپ دفاتر روزنامه و کل یکی از چالش‌های نماینده شرکت‌ها و افراد حقیقی است. ما در این مقاله ابتدا سایت ثبت شرکت‌ها را به شما کاربران معرفی کردیم و پس از آن در هشت مرحله نحوه پلمپ دفاتر روزنامه و کل را آموزش دادیم. در این مراحل آموزش دیدید که چگونه فرم اظهارنامه را تکمیل کرده، امضا الکترونیک را انجام داده و فرآیند پلمپ دفاتر کل و روزنامه را به اتمام برسانید. همچنین نکات کلیدی و تذکرات لازم در هر بند را با کمک تصویر شرح دادیم. در صورت ابهام می‌توانید از کارشناسان پلتفرم مباشر کمک گرفته یا صفر تا صد کار را به وکلای این سامانه بسپارید.

اگر این مطلب را مطالعه کردید، قطعاً متوجه شده اید که اساساً فرآیند ها، قوانین و خدمات حوزه کسب و کار دارای پیچیدگی های منحصر به فرد است و جزئیات خاص خود را دارد، که انجام آن را برای افراد و صاحبین کسب و کار و مدیران ها سخت و طاقت فرسا می نماید، از این رو بهترین رویکرد در مواجه با انجام امور اداری و فرآیند های آنها دریافت مشاوره تخصصی از مشاوران خبره و مجرب و یا واگذاری آن امور به خدمات دهندگان حرفه ای و قابل اعتماد است. از این رو پلتفرم جامع کسب و کار مباشر، بستر لازم را برای دسترسی سریع، آسان و به صرفه به مشاوران مجرب و خدمات دهندگان حرفه ای فراهم نموده است، شما می توانید از مشاوره آنلاین مباشر(تلفنی، تصویری و متنی) و خدمات آنلاین مباشر( غیرحضوری) استفاده نمائید و درگیر دغدغه انجام امور اداری و فرآیند های پیچیده و طاقت فرسای ادارات فراموش کنید.