تحریر دفاتر حسابداری برای هر کسب‌وکاری از اهمیت بالایی برخوردار است، زیرا نه‌تنها به رعایت قوانین مالیاتی کمک می‌کند، بلکه ابزار قدرتمندی برای تحلیل مالی و برنامه‌ریزی به شمار می‌رود. آشنایی با مقررات و روشهای صحیح ثبت مالی، اهمیت ویژه‌ای دارد. آیین‌نامه تحریر دفاتر حسابداری؛ برای تسهیل درک و اجرای این مقررات تدوین شده و تمامی جنبه‌های مرتبط را پوشش می‌دهد. با بهره‌گیری از اطلاعات ارائه شده در این راهنما، می‌توانید تا حدی از بروز مشکلات و اختلافات مالی با سازمان‌های مالیاتی و سایر مراجع جلوگیری کرده و به بهبود مدیریت مالی کسب‌وکار خود کمک شایانی نماید.
آیین‌نامه تحریر دفاتر حسابداری چیست؟
آیین‌نامه تحریر دفاتر حسابداری مجموعه‌ای از قوانین و دستورالعمل‌ها می‌باشد که نحوه ثبت و نگهداری اطلاعات مالی و حسابداری را در دفاتر رسمی تعیین می‌کند. این آئین‌نامه، به منظور تضمین صحت و دقت در ثبت‌های مالی و رعایت اصول حسابداری، توسط مراجع قانونی تدوین شده است. اجرای صحیح آن، نقش مهمی در تهیه گزارش‌های مالی معتبر و اطمینان از شفافیت مالی شرکت‌ها و موسسات دارد. همچنین، این آئین‌نامه در کاهش تقلب‌ها و اشتباهات حسابداری و بهبود نظارت مالیاتی مؤثر بوده و رعایت آن برای تمام کسب‌وکارها و موسسات مالی ضروری است.
چرا به آیین‌نامه تحریر دفاتر حسابداری نیاز داریم؟
آیین‌نامه تحریر دفاتر حسابداری برای نظم‌بخشی به امور مالی کسب‌وکارها تدوین شده و شفافیت مالی را تضمین می‌کند. این آیین‌نامه، ثبت دقیق تراکنش‌ها را الزامی کرده و اجازه دسترسی به اطلاعات مالی قابل اعتماد را می‌دهد. همچنین، مبنای محاسبه عادلانه مالیات بر درآمد بوده و از فرار مالیاتی جلوگیری می‌کند. کسب‌وکارها با رعایت این آیین‌نامه می‌توانند سیستم کنترل داخلی قوی‌تری داشته و از خطاها و تقلب‌ها جلوگیری کنند.
انواع اصطلاحات مربوط به آئین‌نامه تحریر دفاتر حسابداری
- سازمان امور مالیاتی کشور
- قانون مالیات های مستقیم مصوب سال ۱۳۶۶ و اصلاحیه های بعدی آن.
- دفتر روزنامه
- دفتر کل
- دفتر روزنامه کل مشترک
- دفتر معین
- سایر دفاتر
- اظهارنامه مالیاتی
- سند حسابداری
- مدارک حساب
- صورت حساب فروش کالا یا ارائه خدمات
- سامانه صندوق فروش (صندوق ماشینی (مکانیزه) فروش)
- مصرف کننده نهایی
انواع اصطلاحات مربوط به آئین‌نامه تحریر دفاتر حسابداری
در آئین‌نامه تحریر دفاتر حسابداری
صاحبان کسب‌وکار بر اساس معیارهایی همچون نوع یا حجم فعالیت، به صورت زیر دسته‌بندی می‌شوند.
-
حجم فعالیت
گروه اول: مجموع مبلغ فروش کالا و خدمات در سال گذشته، یا ده برابر درآمد مشمول مالیات قطعی شده (قبل از اعمال معافیت‌ها) طبق آخرین برگ مالیات قطعی (شامل مجموع اصلی و متمم) برای عملکرد سال ۱۳۹۱ به بعد، که تا دی‌ماه سال قبل از شروع سال مالیاتی ابلاغ شده، هر کدام بیشتر از سی میلیارد ریال باشد.
گروه دوم: مجموع مبلغ فروش کالا و خدمات در سال گذشته، یا ده برابر درآمد مشمول مالیات قطعی (قبل از اعمال معافیت‌ها) بر اساس آخرین برگ مالیات قطعی (شامل مجموع اصل و متمم) برای عملکرد سال ۱۳۹۱ به بعد، که تا پایان دی‌ماه سال قبل از آغاز سال مالیاتی ابلاغ شده، هر کدام بیش از ده میلیارد و تا سی میلیارد ریال باشد،
گروه سوم: مؤدیانی که در گروه اول و دوم قرار نمی گیرند جز گروه سوم محسوب می شوند.
-
نوع فعالیت
افراد زیر، صرف‌نظر از حجم فعالیت‌های مذکور در بند الف، از نظر انجام تکالیف مندرج در این آیین‌نامه، به‌عنوان مودیان گروه اول به حساب می‌آیند:
- دارندگان کارت بازرگانی (واردکنندگان و صادرکنندگان)
- صاحبان کارخانه ها و واحدهای تولیدی و بهره برداران معادن دارای جواز تاسیس و پروانه بهره برداری از وزارتخانه ذی ربط
- صاحبان هتل های سه ستاره و بالاتر
- صاحبان بیمارستانها، زایشگاهها، کلینیکهای تخصصی
- صاحبان مشاغل صرافی
- فروشگاه های زنجیره‌ای دارای مجوز فعالیت از وزارتخانه ذیربط
انواع دفاتر حسابداری
انواع دفاتر حسابداری در این آئین‌نامه عبارتند از:
۱- دفتر روزنامه
۲- دفتر کل
۳- دفتر روزنامه و کل مشترک
۴- دفتر معین
۵- سایر دفاتر
تکالیف مؤدیان در خصوص نگهداری دفاتر و یا اسناد و مدارک در آئین‌نامه
صاحبان کسب‌وکار گروه اول و تمامی اشخاص حقوقی موظفند دفاتر روزنامه و کل یا سایر دفاتر مرتبط (به صورت دستی یا ماشینی – مکانیزه یا الکترونیکی) را که بر اساس اسناد و مدارک تنظیم می‌شوند، با رعایت موارد زیر نگهداری کنند:
۱- رویدادهای مالی باید براساس استانداردهای حسابداری و روزنامه به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل گردد.
۲- مؤدیانی که دفاتر دستی نگهداری می نمایند، مکلفند برای هر سال مالیاتی فقط از دفاتری که طی سال مالیاتی قبل نزد مراجع قانونی ذیربط ثبت شده استفاده نمایند. در مواردی که دفاتر ثبت شده مذکور در هر سال برای ثبت عملیات مالی مؤدیان تا پایان سال مالیاتی کفایت ننماید، مراز به استفاده از دفاتر ثبت شده طی همان سال می باشند.
۳- مودیان برای استفاده از سیستم الکترونیکی )نر افزار( جهت ثبت رویدادهای مالی خود، مکلفند از نرم افزارهای مورد قبول که دارای ویژگی ها، معیارها و ضوابط اعلامی سازمان باشد استفاده نمایند. سازمان موظف است ویژگی ها، معیارها و ضوابطی که نر افزار باید دارا باشد را اعلان عمومی کند.
۱-۳- استفاده از نرم افزارهای قبلی تا مدت سه سال پس از لازم اجرا شدن اصلاحیه قانون(۱/۱/۱۳۹۵) مجاز خواهد بود. استفاده از نرم افزارهای مذکور بعد از مهلت فوق الذکر منوط به مطابقت آن با ویژگی ها، معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان است. مودیان مکلفند تا قبل از مطابقت نرم افزار مورد استفاده با ویژگی ها، معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان،حداقل ماهی یکبار خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی را در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل کنند. در اجرای این بند، سازمان می تواند به منظور بررسی انجام وظایف محوله از ظرفیت علمی و تخصصی اشخاص حقوقی دولتی و غیردولتی استفاده نماید.
۴- نگهداری دفتر روزنامه واحد برای ثبت کلیه عملیات و یا دفاتر روزنامه متعدد برای هر بخش از عملیات مجاز است.
۵- اشتباه در شماره گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از ثبت دفاتر در مراجع قانونی ذیربط در صورت احراز، خللی به اعتبار دفاتر وارد نخواهد کرد.
۶- نوشتن دفاتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است )مانند مواد گرافیت( در دفاتر دستی ممنوع است)
۷- دفاتر و اسناد حسابداری می بایست بر اساس واحد پول رایج کشور و همچنین به زبان فارسی تحریر گردد.
۸- در مواردی که دفاتر موضوع این آئین نامه توسط مقامات قضائی یا سایر مراجع قانونی و یا به عللی خارج از اختیار مؤدی از دسترس مؤدی خارج شود و صاحب دفاتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف دو ماه دفاتر جدید ثبت و عملیات آن مدت را در دفاتر جدید تحریر کند و تأخیر تحریر عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.
۹- تأخیر تحریر دفاتر در مورد اشخاص حقوقی جدید التاسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا دو ماه مجاز خواهد بود.
۱۰-اشخاصی که دارای شعبه هستند مکلفند با توجه به روشهای حسابداری مورد عمل ، خلاصه عملیات شعبه یا شعب خود را در صورتی که دارای دفاتر ثبت شده باشند ، لااقل سالی یک بار ( تا قبل از بستن حسابها) و در غیر این صورت عملیات هر ماه را تا پایان ماه بعد در دفاتر مرکز ثبت کنند.
۱۱- ثبت دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر این که تا تاریخ ثبت هیچ گونه فعالیت مالی و پولی صورت نگرفته باشد ، مجاز می باشد.
۱۲- ارائه دفاتر سفید و نانویس در حکم عدم ارائه محسوب می شود.
۱۳- مؤدیان مکلف به نگهداری دفاتر ، با نسبت به نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک اقدام و در صورت درخواست اداره امور مالیاتی ارائه نمایند. در مورد نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک بصورت ماشینی ، اطلاعات باید همان قالبی (فرمتی) که تولید ، ارسال یا دریافت شده،نگهداری شود.
صاحبان کسب‌وکاری که در گروه سوم مالیاتی قرار می‌گیرند، موظفند برای هر سال مالی، اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود را نگهداری کنند. این اسناد شامل اسناد درآمدی ناشی از فروش کالا یا ارائه خدمات، سایر درآمدها، اسناد خرید کالا و خدمات، و سایر هزینه‌های انجام‌شده است. همچنین، آنها باید خلاصه‌ای از درآمدها و هزینه‌های سالیانه خود را بر اساس فرم پیوست شماره (۲) تنظیم کنند.
مؤدیانی که رویدادهای مالی خود را به صورت ماشینی (مکانیزه-الکترونیکی) ثبت و نگهداری می نمایند(به استثنای مؤدیان گروه اول) ، نیازی به ارائه دفاتر به صورت دستی ندارند. نگهداری اسناد و مدارک حساب به صورت ماشینی یا دستی الزامی است.
تکالیف صاحبان کسب‌وکار که از سامانه صندوق فروش (صندوق ماشینی (مکانیزه) فروش) استفاده می نمایند.
صاحبان کسب‌وکاری که اقدام به نصب و بهره‌برداری از سامانه صندوق فروش (صندوق مکانیزه فروش) می‌کنند، در صورت رعایت آیین‌نامه اجرایی تبصره ۲ ماده ۱۶۹ قانون و ارائه اطلاعات مربوطه، نیازی به نگهداری دفاتر موضوع این آیین‌نامه نخواهند داشت. این حکم شامل اشخاص حقوقی نمی‌شود.
صورتحساب فروش و نحوه صدور و ارائه آن در آئین‌نامه
مودیان مشمول این آیین‌نامه موظفند در موارد فروش کالا یا ارائه خدمات، بر اساس شرایط، صورتحساب نوع اول یا نوع دوم را به شرح زیر صادر و نگهداری کنند:
صورتحساب نوع اول
صورتحساب نوع اول باید شامل شماره سریال چاپ شده یا ماشینی، تاریخ و حداقل اطلاعات هویتی مانند نام، نام خانوادگی یا نام شرکت، شماره اقتصادی، آدرس کامل و کد پستی فروشنده و خریدار باشد. همچنین باید مشخصات کالا یا خدمات ارائه شده، مقدار و مبلغ آن را نیز در بر گیرد.
صورتحساب نوع دوم
صورتحساب نوع دوم، که فقط در مواقع استفاده از سامانه صندوق فروش (صندوق ماشینی مکانیزه فروش) صادر می‌شود، باید حاوی شماره سریال ماشینی، تاریخ و حداقل شامل اطلاعات هویتی نظیر نام، نام خانوادگی یا نام شرکت، شماره اقتصادی، آدرس کامل و کد پستی فروشنده و مشخصات کالا یا خدمات ارائه شده، مقدار و مبلغ آن باشد.
نحوه ارائه دفاتر، اسناد و مدارک
دفتر، صورت درآمد و هزینه ماهیانه، خلاصه درآمد و هزینه سالانه، و سایر اسناد و مدارک، باید به‌محض درخواست کتبی اداره امور مالیاتی یا گروه رسیدگی، در تاریخ و محل مشخص‌شده در درخواست ارائه دفاتر و اسناد، تحویل داده شوند. این محل می‌تواند شامل محل اقامتگاه مؤدی، مکانی که قبلاً به‌صورت مکتوب به اداره امور مالیاتی اعلام شده است، یا محل اداره امور مالیاتی باشد، «بسته به نوع حسابرسی مالیاتی». اداره امور مالیاتی پس از دریافت این مدارک، صورت‌مجلس تهیه می‌کند.
سایر مقررات آئین‌نامه تحریر دفاتر حسابداری
علاوه بر قوانین ذکر شده در آئین‌نامه تحریر دفاتر حسابداری، یکسری قوانین دیگر نیز در این آئین‌نامه نامه وجود دارند که به شرح زیر می‌باشند:
- تغییر روش نگهداری دفاتر و اسناد حسابداری از سیستم ماشینی (مکانیزه-الکترونیکی) به روش دستی و برعکس، در طول سال مالیاتی یا دوره مالی مجاز نمی‌باشد.
- هر یک از دفاتر مذکور می‌تواند به‌صورت ماشینی (مکانیزه یا الکترونیکی) یا دستی نگهداری شود. مؤدیانی که از هر یک از این روش‌ها استفاده می‌کنند، موظف به رعایت الزامات مربوط به همان روش طبق این آئین‌نامه خواهند بود.
- سازمان می‌تواند با ارسال اعلام کتبی به مؤدیان مربوطه، حداکثر تا شش ماه پس از پایان سال مالیاتی، آنها را ملزم به نگهداری دفاتر و اسناد حسابداری به‌صورت ماشینی (مکانیزه- الکترونیکی) از ابتدای سال مالی بعد نماید.
- افرادی که دفاتر و اسناد حسابداری خود را به‌صورت مکانیزه (الکترونیکی) نگهداری می‌کنند، موظف‌اند به درخواست کتبی ماموران مالیاتی، در هنگام بررسی، دستورالعمل نحوه استفاده از نرم‌افزار مالی و حسابداری مربوطه را ارائه دهند و همچنین رمز دسترسی به اطلاعات نرم‌افزار را در اختیار آنها قرار دهند. در غیر این صورت، عدم ارائه دفاتر به‌حساب خواهد آمد.
- اشخاصی که از دفاتر و اسناد حسابداری به‌صورت مکانیزه (الکترونیکی) بهره‌برداری می‌کنند، موظفند به درخواست کتبی ماموران مالیاتی مربوطه، اطلاعات ضروری برای رسیدگی را بر روی لوح فشرده ارائه دهند.
- افرادی که از دفاتر و اسناد حسابداری دستی استفاده می‌کنند، موظف‌اند به درخواست کتبی ماموران مالیاتی، دفاتر، اسناد و مدارک خود را برای بررسی به این ماموران ارائه دهند.
آنچه از این مقاله آموختیم:
به طور کلی، آئین‌نامه تحریر دفاتر حسابداری نه تنها به عنوان یک ابزار قانونی، بلکه به عنوان یک راهنمای کاربردی در فعالیت‌های مالی روزمره مورد توجه قرار می‌گیرد. این آئین‌نامه با تنظیم دقیق فرآیندهای ثبت و گزارش‌دهی مالی، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا مدیریت بهتری بر منابع مالی خود داشته باشند و در برابر مخاطرات مالی احتمالی محافظت شوند. رعایت کامل و دقیق این آئین‌نامه می‌تواند به عنوان یکی از عوامل کلیدی در موفقیت و پایداری مالی سازمان‌ها تلقی شود.
