انتخاب نام برای شرکت از همان ابتدای ثبت اهمیت بالایی دارد، چون هویت و ماهیت فعالیت شما را نشان می‌دهد و در ذهن مشتریان باقی می‌ماند. با این حال، ممکن است بعد از مدتی تصمیم بگیرید نام شرکت را تغییر دهید. دلایل این تغییر می‌تواند متفاوت باشد؛ مثل تغییر حوزه فعالیت شرکت، بازاریابی و برندسازی بهتر، ورود سرمایه‌گذار جدید، ادغام یا تفکیک شرکت‌ها یا حتی رفع مشکلات حقوقی و شباهت اسمی با دیگر برندها. قبل از اقدام، بهتر است مزایا، معایب و هزینه‌های احتمالی را بررسی کنید. برای دریافت مشاوره امور ثبتی با کارشناسان مباشر در تماس باشید.

تشکیل مجمع عمومی فوق‌العاده برای تصویب تغییر نام

اولین گام رسمی برای تغییر نام، برگزاری مجمع عمومی فوق‌العاده است. در این مجمع، سهامداران یا شرکا باید به‌طور رسمی تصمیم به تغییر نام بگیرند. در شرکت‌های با مسئولیت محدود، جلسه با حضور همه یا اکثریت شرکا تشکیل می‌شود. در شرکت‌های سهامی خاص هم، تایید مجمع عمومی فوق‌العاده الزامی است. برای تصویب تغییر نام، نیاز به موافقت دو سوم افراد حاضر است مگر اینکه اساسنامه شرط دیگری گذاشته باشد.

تنظیم و امضای صورتجلسه تغییر نام شرکت

بعد از تصویب در مجمع، باید صورتجلسه رسمی تنظیم شود و به امضای اعضای جلسه برسد. این صورتجلسه یکی از مهم‌ترین اسناد در روند ثبت تغییرات است. نکاتی که در تنظیم صورتجلسه باید رعایت شود:

• حتما روی سربرگ رسمی شرکت نوشته و با مهر و امضای افراد ذی‌سمت ارسال شود.
• اگر جلسه با اکثریت برگزار شده باشد، مدارک دعوت‌نامه طبق اساسنامه یا قانون تجارت ضمیمه شود.
• امضاها باید با ذکر عنوان (اصالتا، وکالتا یا ولایتا) مشخص شوند و در صورت وکالت، وکالتنامه رسمی ضمیمه گردد.
• در شرکت‌های با بیش از ۱۲ شریک، انتخاب هیئت نظار الزامی است.
• صورتجلسه باید در چند نسخه امضا شود.

در متن صورتجلسه، نام قبلی، نام جدید، دلایل تغییر و مشخصات اعضای هیئت‌مدیره باید به وضوح نوشته شود.

مقاله مرتبط: تغییر آدرس شرکت یا اصلاح کد پستی شرکت

ثبت صورتجلسه در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها (irsherkat.ssaa.ir)

پس از آنکه صورتجلسه تغییر نام شرکت تنظیم و به امضای اعضا رسید، باید مراحل ثبت آن را در سامانه جامع ثبت شرکت‌ها انجام دهید. این سامانه زیر نظر سازمان ثبت اسناد و املاک کشور فعالیت می‌کند و تنها مرجع رسمی برای ثبت تغییرات شرکت‌ها محسوب می‌شود. برای شروع، باید به نشانی irsherkat.ssaa.ir مراجعه کنید.

در صفحه اصلی سامانه، گزینه «ثبت تغییرات» را انتخاب کرده و سپس نوع تغییر، یعنی «تغییر نام شرکت» را مشخص کنید. در این مرحله لازم است اطلاعات اولیه شرکت مانند شماره ثبت، شناسه ملی و نوع شرکت وارد شود. پس از آن باید جزییات مربوط به جلسه مجمع عمومی فوق‌العاده را وارد کنید. تاریخ و ساعت برگزاری، محل جلسه، مشخصات اعضای حاضر، نام قبلی شرکت و نام جدید پیشنهادی همگی باید دقیقاً همان‌طور که در صورتجلسه نوشته شده، در سامانه ثبت شوند. اگر ماده‌ای از اساسنامه نیاز به اصلاح داشته باشد، باید تغییرات مربوط به آن نیز درج شود.

مرحله بعد مربوط به بارگذاری مدارک است. نسخه اسکن‌شده صورتجلسه امضا شده، اساسنامه اصلاح شده (در صورت تغییر ماده نام شرکت)، آخرین آگهی تاسیس یا تغییرات، مدارک شناسایی اعضا و در صورت وجود، وکالتنامه رسمی باید در سامانه بارگذاری شود. دقت داشته باشید که کیفیت اسکن مدارک بالا باشد، زیرا در صورت ناخوانا بودن یا ناقص بودن مدارک، پرونده شما برگشت خواهد خورد.

پس از بارگذاری مدارک، نوبت به پرداخت هزینه‌های قانونی شامل حق‌الثبت تغییر نام (که در سال ۱۴۰۳ بین ۱۵۰ تا ۴۰۰ هزار تومان متغیر است)، هزینه بررسی مدارک، هزینه پست سفارشی مدارک و همچنین هزینه انتشار آگهی در روزنامه رسمی می‌شود. در بعضی موارد لازم است آگهی در روزنامه کثیرالانتشار نیز چاپ شود. علاوه بر این، هزینه‌های جانبی مثل طراحی مجدد لوگو، چاپ سربرگ یا کارت ویزیت نیز باید پس از نهایی شدن تغییر نام در نظر گرفته شوند، هرچند این موارد ارتباط مستقیمی با ثبت در سامانه ندارند.

پس از تکمیل همه مراحل و پرداخت هزینه‌ها، سامانه یک رسید پذیرش نهایی و کد رهگیری صادر می‌کند. این کد برای پیگیری وضعیت پرونده در مراحل بعدی بسیار مهم است. توجه داشته باشید که ثبت اینترنتی به تنهایی کافی نیست. اصل مدارک امضا شده باید ظرف مدت مشخص (بین ۴۸ ساعت تا یک هفته) از طریق پست سفارشی به اداره ثبت شرکت‌ها ارسال شود تا فرآیند تغییر نام به طور کامل به سرانجام برسد.

مقاله مرتبط: ثبت نام کارت عضویت اتاق بازرگانی

ارسال مدارک به اداره ثبت شرکت‌ها

بعد از ثبت اینترنتی صورتجلسه تغییر نام و دریافت رسید پذیرش، باید اصل مدارک از جمله صورتجلسه امضا شده، اساسنامه اصلاح‌شده (در صورت نیاز)، آخرین آگهی تاسیس یا تغییرات، مدارک شناسایی اعضا، رسید پرداخت هزینه‌ها و در صورت وجود وکالتنامه رسمی را در یک پاکت مرتب کرده و از طریق پست سفارشی به نشانی درج شده در رسید سامانه ارسال کنید. روی پاکت لازم است شماره ثبت، شناسه ملی و کد رهگیری پذیرش نوشته شود تا شناسایی سریع‌تر انجام گیرد. مهلت ارسال حداکثر یک هفته است و در صورت تاخیر، پرونده باطل خواهد شد. پس از تحویل مدارک، کارشناسان اداره ثبت آن‌ها را بررسی می‌کنند و در صورت کامل بودن، پرونده برای انتشار آگهی به روزنامه رسمی ارسال می‌شود، اما در صورت وجود نقص، باید مدارک اصلاح یا مجدداً ارسال شوند.

دریافت آگهی تغییر نام شرکت در روزنامه رسمی

پس از بررسی و تایید، آگهی تغییر نام در روزنامه رسمی چاپ می‌شود. از آن لحظه، شرکت موظف است در همه قراردادها و مکاتبات رسمی از نام جدید استفاده کند. انتشار این آگهی شرط اعتبار تغییر نام است و طی ۷ تا ۱۰ روز کاری انجام می‌شود.

نکات مهم درباره انتخاب نام جدید شرکت

نام جدید باید مطابق قوانین ثبت شرکت‌ها باشد. برخی نکات کلیدی:

• فارسی بودن و ریشه فارسی داشتن.
• معنادار بودن و پرهیز از کلمات بی‌معنی.
• داشتن حداقل سه بخش (سیلاب).
• منحصر به فرد بودن و عدم ثبت قبلی.
• پرهیز از استفاده از اعداد، حروف انگلیسی، اسامی اشخاص مشهور یا کلمات ممنوعه.
• تناسب با موضوع فعالیت شرکت.

پیشنهاد می‌شود قبل از ثبت رسمی، استعلام نام را در سامانه‌های مربوطه انجام دهید.

مدارک مورد نیاز ثبت تغییر نام شرکت

مدارک مورد نیاز ثبت تغییر نام شرکت شامل:

• صورتجلسه مجمع عمومی فوق‌العاده امضا شده.
• کپی شناسنامه و کارت ملی اعضا.
• اساسنامه شرکت با اصلاحات.
• آگهی تاسیس و آخرین تغییرات شرکت.
• لیست سهامداران (برای سهامی خاص).
• کد ثنا اعضا (در صورت لزوم).
• وکالتنامه (در صورت وجود وکیل).
• تاییدیه نام جدید از اداره ثبت.
• رسید پرداخت هزینه‌ها.
• مجوزهای مربوطه (در صورت نیاز).

مقاله مرتبط: استعلام ثبت برند تجاری از سایت قوه قضاییه

پیگیری وضعیت ثبت تغییر نام و رفع نقص‌ها

کل فرایند معمولا بین ۷ تا ۱۵ روز کاری طول می‌کشد. اما اگر مدارک ناقص باشد یا سامانه دچار مشکل شود، زمان بیشتری نیاز خواهد بود. مشکلات رایج شامل:

• رد نام جدید به دلیل مشابهت یا ممنوع بودن.
• ناقص بودن صورتجلسه یا امضاها.
• مشکلات فنی سامانه.
• بدهی‌های مالیاتی یا مشکلات حقوقی شرکت.

برای جلوگیری از این موارد، بهتر است همه چیز را دقیق آماده کنید و در صورت نیاز از وکیل یا مشاور ثبت کمک بگیرید.

نمونه صورتجلسه تغییر نام شرکت

یک نمونه کلی برای صورتجلسه: بسمه تعالی صورتجلسه مجمع عمومی فوق‌العاده شرکت [نام فعلی] ثبت شده به شماره [شماره ثبت] و شناسه ملی [شناسه ملی]، سرمایه [میزان سرمایه] ریال، در تاریخ [تاریخ] و ساعت [ساعت] با حضور [تمام/اکثریت] سهامداران تشکیل شد. الف: انتخاب اعضای هیئت رئیسه (رئیس، ناظرین، منشی). ب: تصمیم به تغییر نام شرکت از “[نام قبلی]” به “[نام جدید]” و اصلاح ماده مربوطه اساسنامه. ج: اعطای وکالت به [نام فرد] برای ثبت و پیگیری امور در اداره ثبت شرکت‌ها. امضای رئیس، ناظران و منشی جلسه (و امضای تمامی شرکا در شرکت‌های با مسئولیت محدود). لیست اسامی سهامداران و تعداد سهام آنها (برای سهامی خاص).

جمع بندی

در پایان، می‌توان گفت تغییر نام شرکت یک فرآیند رسمی و مهم است که نیازمند رعایت دقیق مراحل قانونی و اداری است. این فرآیند از تصمیم‌گیری در مجمع عمومی فوق‌العاده و تنظیم صورتجلسه رسمی، تا ثبت آن در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها و ارسال مدارک فیزیکی به اداره، و نهایتاً دریافت آگهی تغییر نام در روزنامه رسمی ادامه دارد. انتخاب نام جدید نیز باید مطابق قوانین، منحصر به فرد، معنادار و متناسب با فعالیت شرکت باشد تا از مشکلات حقوقی و رد درخواست جلوگیری شود. با آماده‌سازی کامل مدارک، رعایت زمان‌بندی و پیگیری دقیق مراحل، می‌توان این تغییر را به صورت قانونی و بدون تاخیر انجام داد و هویت جدید شرکت را به شکل رسمی و معتبر ثبت کرد.

مقاله مرتبط: مدارک مورد نیاز برای ثبت برند و علائم تجاری